Materi 2: Peralatan Mesin Komunikasi Kantor

PERALATAN MESIN KOMUNIKASI KANTOR

Komunikasi dalam suatu organisasi, baik yang bersifat intern maupun ekstern dapat dilakukan dengan berbagai macam cara. Salah satu cara berkumunikasi adalah dengan menggunakan telepon. Bagi seorang sekertaris, telepon merupakan piranti pokok guna mendukung efektifitas dan efisiensi kerjanya. Dengan telepon, informasi dapat disampaikan dan diterima dengan cepat, sehingga organisasi atau perusahaan dengan cepat menindaklanjuti atau melakukan tindakan antisipasi.

Hampir semua kegiatan bisnis pada masa kini memerlukan komunikasi melalui media telepon, seperti memperkenalkan perusahaan, memperkenalkan produk, memperkenalkan diri, memasarkan produk, meningkatkan relasi dengan pelanggan, mencari informasi dan sebagainya. Pemakaian telepon yang efektif akan membantu keberhasilan dalam menjalin relasi bisnis. Namun perlu diingat bahwa pembicaraan melalui telepon bukan komunikasi tatap muka sehingga lawan bicara tidak dapat melihat cara non-verbal seperti mimik, ekspresi wajah, gerakan bagian tubuh dan sebagainya. Untuk itu, orang yang berkomunikasi melalui telepon harus berusaha untuk berbicara dengan suara yang jelas, tenang, santun dan menyenangkan.


TELEPON

Pengertian Telepon
Kata “telepon” berasal dari kata tele dan phone yang mempunyai pengertian jauh dan mendengar dari jarak jauh. Telepon merupakan alat komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan pesan suara (terutama pesan yang berbentuk percakapan). Kebanyakan telepon beroperasi dengan menggunakan transmisi sinyal listrik dalam jaringan telepon sehingga memungkinkan pengguna telepon untuk berkomunikasi dengan pengguna lainnya.

Melalui pesawat telepon di samping mendengar, tentu orang juga berbicara. Pesawat telepon merupakan simbol suatu prestasi sebuah peradaban manusia, karena beberapa saat yang lalu, manusia masih mengalami kesulitan untuk berkomunikasi secara langsung dalam jarak yang jauh. Sebagai alat komunikasi, pesawat telepon mempermudah saling komunikasi antar individu pada tempat yang berlainan dan berjauhan. Hubungan dengan telepon termasuk bentuk komunikasi tidak langsung, antara komunikator dan komunikan secara fisik tidak tatap muka, tetapi diperantarai dengan satu rangkaian elektronik yang disebut pesawat telepon.Sebagai sarana komunikasi, telepon dipakai untuk menyampaikan dan menerima informasi dengan cepat, karena dengan telepon baik komunikator (penyampai pesan) maupun komunikan (penerima pesan) dapat menyampaikan berita atau informasi pada saat yang sama, tidak perlu menunggu berjam-jam, apalagi ber hari-hari.

Hubungan telepon adalah cara mengadakan hubungan langsung jarak jauh untuk menyampaikan dan menerima pembicaraan melalui alat elektronik dari satu pihak kepada pihak lain. Dewasa ini, melakukan hubungan telepon merupakan bagian biasa dari kehidupan manusia, bahkan telepon telah menjadi sebuah kebutuhan. Melalui telepon setiap orang dapat menjalin komunikasi dengan lebih efektif. Orang bisa membuat janji secara pasti melalui telepon sebelum mereka melakukan pertemuan langsung yang penting. Dalam kegiatan bisnis, telepon merupakan sarana penting dalam menunjang kelancaran aktivitas bisnisnya.

Prinsip Dasar Telepon
Ketika gagang telepon diangkat, posisi telepon disebut off hook. Lalu sirkuit terbagi menjadi dua jalur di mana bagian positifnya akan berfungsi sebagai Tip yang menunjukkan angka nol sedangkan pada bagian negatif akan berfungsi sebagai Ring yang menunjukkan angka -48V DC. Kedua jalur ini yang nantinya akan memproses pesan dari sender untuk sampai ke receiver. Agar dapat menghasilkan suara pada telepon, sinyal elektrik ditransmisikan melalui kabel telepon yang kemudian diubah menjadi sinyal yang dapat didengar oleh telepon receiver. Untuk teknologi analog, transmisi sinyal analog yang dikirimkan dari central office (CO) akan diubah menjadi transmisi digital. Angka-angka sebagai nomor telepon merupakan penggabungan antara nada-nada dan frekuensi tertentu yang kemudian dinamakan Dual-tone multi-frequency DTMF dan memiliki satuan Hertz. Hubungan utama yang ada dalam sirkuit akan menjadi on hook ketika dibuka, lalu akan muncul getaran. Bunyi yang muncul di telepon penerima menandakan telepon telah siap digunakan. 

Jenis Pesawat Telepon
Intercom 
Dalam bahasa Inggris disebut intercomunication yang artinya komunikasi di dalam. Hubungan di dalam intercom sering disebut juga dengan istilah interphone atau intertelepon. Di kantor, intercom merupakan alat komunikasi yang dipergunakan untuk menyampaikan warta atau keterangan dalam lingkungan organisasi sendiri atau dari satu bagian ke bagian lain dalam satu instansi.

Interkom merupakan sebuah sistem komunikasi elektronik yang ditujukan untuk pembicaraan, pengumuman, atau proses komunikasi yang terbatas. Interkom sering disebut juga interphone atau intertelepon. Interkom tersambung melalui kabel yang disebut kabel Beudrat. Kabel ini berfungsi untuk menyalurkan suara dari pesawat interkom yang satu ke pesawat interkom lainnya

Interkom bisa digabungkan dengan alat komunikasi lainnya seperti telepon, telepon genggam, walkie-talkie atau sejenis alat yang sistemnya serupa memiliki hubungan dengan listrik. Interkom juga dapat berupa perpaduan mikrofon, dan sebuah papan pengawas. Orang-orang yang bekerja langsung di lapangan biasanya menggunakan alat untuk berkomuniksai satu sama lain. Alat ini dikenal dengan nama handy talkie (HT) yang didalamnya terdapat interkom.

Fungsi intercom
Di lingkungan kantor intercom berfungsi sebagai :

1. Sebagai alat komunikasi untuk menyampaikan informasi secara efektif dari satu pihak ke pihak lainnya
2. Memperluas saluran komunikasi dalam suatu instansi atau kantor
3. Menghindari mondar-mandirnya para pegawai
4. Menghemat waktu dan tenaga dalam pelaksanaan tata hubungan di lingkungan kantor sendiri, sehingga meningkatkan produktivitas kerja pegawai

Sedangkan di lingkungan masyarakat intercom berfungsi sebagai :

1. Sebagai media informasi
2. Sebagai media pengetahuan
3. Sebagai media hiburan
4. Cara mengoperasikannya

Penggunaan Intercom :
Intercom yang digunakan di kantor-kantor

1. Angkat gagang telepon
2. Tekan tombol seleksi saluran yang dimaksud
3. Tekan tombol pemanggil yaitu tombol “C” sehingga terdengar nada panggil tuut-tuut
4. Lakukan pembicaraan

Intercom yang digunakan pada masyarakat umum (luas)

1. Nyalakan tombol ON untuk menghidupkan pesawat
2. Pilih atau cari saluran yang kita tuju
3. Langsung kita bisa berhubungan dengan orang atau saluran yang kira tuju

Beberapa jenis intercom :

1. Intercom Kabel. Ketika setiap produk interkom memiliki diferensiasi satu sama lain, sebagian besar interkom analog menggunakan sistem yang sama. Sinyal suara dibawa dalam bentuk arus langsung sebesar 12, 30 atau 48 volt dengan menggunakan sepasang konduktor. Indikasi adanya sinyal cahaya di antara setiap bagian dapat dilakukan melalui penggunaan konduktor tambahan atau dapat dibawa ke pusat suara melalui frekuensi. Sebuah sinyal suara percakapan dibawa melewati penambahan konduktor dengan kabel atau dengan frekuensi pada domain analog. Interkom portabel terhubung secara permanen melalui pelindung, sepasang kabel mikropon yang terpilin dengan 3 pin XLR Connectors.
2. Intercom 2 Kabel. Sistem interkom secara luas digunakan oleh stasiun televisi dan aspek-aspek penyiaran lainnya. Interkom yang sering digunakan di dunia televisi adalah interkom dua kabel dan interkom 4 kabel. Pada awalnya stasiun televisi ingin membangun sistem komunikasi sederhana dengan menggunakan peralatan telepon. Namun, sekarang terdapat perusahaan-perusahaan yang menawarkan off-the-shelf systems. Mulai tahun 1970an hingga pertengahan 1990an interkom dua kabel cukup populer. Interkom ini menggunakan tegangan sebesar 32 volt untuk menjalankan bagian eksternal. Tipe ini memungkinkan dua channel mengoperasikan kabel mikropon standar. Sistem ini sangat kuat, desainnya sederhana , pemeliharaan dan pengoperasian mudah. Akan tetapi sistem ini mempunyai kapasitas dan fleksibilitas yang terbatas. Penggunanya tidak dapat memilih dengan siapa ia ingin bicara. Ia hanya dapat berkomunikasi dengan orang yang sama dari suatu kelompok dan bisa berubah apabila sistemnya telah diubah secara manual sehingga dapat berkomunikasi dengan kelompok yang berbeda.
3. Intercom 4 Kabel. Sistem interkom modern 4 kabel yang mempunyai kemampuan dalam 463 sumber dan 170 destinasi diproduksi oleh Telex Communication Inc. Pada pertengahan 1990an teknologi 4 kabel mulai meningkat karena teknologi yang ada sudah semakin murah dan kecil. Teknologi 4 sirkuit memerlukan suatu porsi yang besar dalam studio televisi secara fisik, karena itu teknologi ini hanya digunakan di oleh stasiun atau jaringan televisi yang besar. Sistem 4 kabel berasal dari adanya fakta bahwa suatu sistem menggunakan sepasang kabel untuk mengirimkan sinyal dan menerima sepasang kabel dari audio dari dan ke interkom. Penggunaan sistem 4 kabel sangat diterima pada perkembangan saat ini. Keuntungan penggunaan 4 kabel dan 2 kabel adalah kemampuan untuk menunjukkan tahap demi tahap komunikasi. Tahap demi tahap komunikasi ini memungkinkan pengguna berbicara secara langsung dengan pengguna lainnya sama dengan bagaimana seseorang dapat menghubungi orang lain dengan menggunakan telepon. Namun, perbedaannya dengan telepon adalah interkom 4 kabel mempunyai kemampuan tidak hanya menampilkan titik demi titik, tetapi juga dari satu titik ke titik-titik lainnya, kelompok, interrupt fold back (IFB) dan banyak lagi konfigurasi lainnya yang sangat berguna bagi lingkungan produksi. Hal ini sangat berguna tidak hanya bagi aspek komunikasi dari produksi, tetapi juga bagi pengiriman audio untuk monitoring atau penggunaan dalam acara on-air. Dahulu bentuk-bentuk komunikasi seperti IFB, monitoring audio dan pengiriman dari tiap titik terpisah dalam beberapa sistem. Sesuai dengan perkembangan zaman sistem interkom 4 kabel memadukan semua konsep sehingga membuat sistem ini lebih murah dan mudah dalam implementasinya dibandingkan sistem 2 kabel.
4. Intercom Cat-5. Sistem cat-5 kepanjangan dari sistem categori 5, merupakan tipe lanjutan dari sistem interkom kabel yang menggunakan spesifikasi tipe kabel. Sistem ini digunakan pada jejaring data dan tersusun dari empat pasang pilinan kabel tembaga. Sistem ini didukung oleh frekuensi 100 MHz dan kecepatan hingga 1000 Mbps. Sistem interkom cat-5 mengirimkan informasi secara digital antara dua stasiun.
5. Intercom Nirkabel. Interkom nirkabel adalah alat komunikasi tanpa kabel yang tidak menggunakan pulsa. Interkom ini biasanya digunakan sebagai alat komunikasi antar ruangan/bagian di lingkungan kantor, rumah atau toko. Interkom nirkabel mempergunakan jaringan listrik sebagai konektor atau penghubungnya. Hal tersebut menyebabkan alat ini sangat praktis dan efisien, serta bebas dipasangkan pada beberapa stopkontak mana saja asalkan berada dalam satu meteran yang sama. Interkom nirkabel ini juga bisa digunakan sampai 4 unit channel secara terpisah.
6. Intercom Video. Interkom video adalah salah satu tipe telepon pintu yang mempunyai kamera pada bagian depan dan akan menampilkan gambar melalui monitor yang ada di bagian dalam. Interkom ini tersusun dari 2 panel yang terletak di bagian depan dan dalam ruangan. Setiap panel dihubungkan oleh dua buah kabel. Suara akan ditangkap oleh mikrofon dan dikirimkan melalui pilinan kabel tembaga hingga sampai ke bagian mikrofon dalam. Sedangkan gambar akan diambil oleh kamera dan di transfigurasikan melalui komponen-komponen interkom untuk dapat ditampilkan ke layar monitor.

Pesawat Telepon
Telepon merupakan alat untuk menyampaikan informasi secara lisan dari satu pihak ke pihak lain dari jarak jauh, baik dalam lingkungan kantor maupun luar kantor.

Pesawat tunggal maksudnya pesawat telepon yang bisa digunakan di lingkungan keluarga, organisasi, maupun instansi tertentu. Pesawat ini pun ada yang dilengkapi dengan pesawat ekstensi (cabang-cabang). Misalnya, telepon Unesa 031-8280009 (telepon pusat atau hotline), Fakultas Teknik Eks 500, Jurusan Teknik Sipil Eks 501, Jurusan Listrik-Elektronika Eks 502, Teknik Mesin Eks 503, dan Jurusan PKK Eks 504.

Jenis Telepon :

1. Telepon Digital. Public Switched Telephone Network (PSTN) dilakukan berdasarkan hubungan langsung antara sender dengan receiver yang harus menggunakan kabel tembaga, serat optik, satelit, nirkabel, dan sirkuit mobile wireless . Penggunaan jaringan tersebut melibatkan komponen dasar yaitu telepon, akses jaringan, kantor sentral (CO), batang dan sirkuit khusus , dan peralatan premis pelanggan (CPE).perkembangan PSTN sebagai sistem telepon digital telah meningkatkan kapasitas dan kualitas jaringannya sehingga memungkinkan untuk menggunakan beberapa saluran komunikasi dalam sebuah medium pertukaran. 
2. Telepon IP. Telepon IP (Internet Protocol) merupakan telepon teknologi baru yang menggunakan protokol internet dalam pengoperasiannya. Telepon IP ini dapat digunakan untuk memindahkan hubungan untuk mengganti suara, mengirim fax, paket video, dan bentuk penyampaian informasi lainnya yang telah digunakan pada sistem telepon terdahulu. Telepon IP menggunakan koneksi internet untuk mengirimkan data. Dalam perkembangannya, layanan telepon IP akan bekerja sama dengan perusahaan telepon lokal, provider jarak jauh seperti AT&T, perusahaan TV cabel, Internet Service Providers (ISPs), dan operator layanan wireless. Telepon IP merupakan bagian penting dalam penggabungan antara komputer, telepon, dan televisi dalam satu lingkungan komunikasi. VoIP (Voice over IP) adalah pengorganisasian untuk menstandardisasi telepon IP. VoIP digunakan sebagai landasan untuk unified message (UM) dan unified communications (UC). Tanpa VoIP, integrasi dari berbagai program server akan sulit dilakukan. Jaringan yang ada pada IP bukan tipe yang siap untuk menghadapi lalu lintas VoIP sistem LAN harus dibagi antara VLAN dengan pesan suara dan data.

PMBX (Private Manual Branch Excharge)
Jenis pesawat ini tidak memungkinkan kita dapat berhubungan langsung tanpa melalui operator. Untuk menelepon, penelpon harus terlebih dahulu melalui operator, penelepon harus menekan nomor yang telah ditentukan. Setelah menyambung, penelepon baru dapat berhubungan langsung dengan nomor telepon luar yang dikehendaki, umumnya menggunakan ekstensi.

PABX (Private Automatic Branch Excharge)
Pesawat ini memungkinkan kita dapat berhubungan langsung tanpa melalui operator. Penelpon dapat berhubungan langsung ke luar dengan cara memutar nomor khusus untuk memperoleh saluran keluar. Setelah itu, penelepon baru memutar nomor telepon yang dikehendaki. Operator dapat pula dihubungi bila diperlukan dengan cara memutar nomor (kode) yang telah ditentukan.

Switchboard (papan sambungan)
Switchboard yaitu alat komunikasi yang terdiri dari papan panel yang lebar, yang di dalamnya terdapat saklar-saklar dan instrumen lain yang berfungsi untuk menyampaikan informasi dari tempat satu ke tempat lain. Saat ini Swithboard masih digunakan untuk keperluan intern kantor yaitu untuk menambah sambungan telepon agar komunikasi setiap bagian dengan bagian lain tetap berjalan dengan lancar.

Macam-macam switchboard :

1. Switchboard dengan system telepon kunci
2. Switchboard dengan system perburuan

Keuntungan dan kelemahan switchboard :
Keuntungannya

1. Memperluas saluran komunikasi di lingkungan sendiri
2. Menghemat waktu, tenaga dan biaya
3. Dapat berhubungan dengan pihak luar

Kelemahannya

1. Setiap akan melalukan pembicaraan harus selalu melalui operator
2. Jika menggunakan key system harus mengetahui seluruh nomor telepon yang ada pada perusahaan tersebut

Loudspeaking Telepon (pengeras suara telepon)
Alat ini digunakan untuk memperbesar atau memperkeras volume suara telepon. Keuntungan yang diperoleh dengan menggunakan alat ini adalah kita dapat :

1. Meningkatkan kemampuan kerja.
2. Meningkatkan efisiensi waktu.
3. Menerima telepon tanpa harus meninggalkan pekerjaan yang ada.

Telepon answering machine (mesin penjawab telepon)
Yaitu suatu alat yang dapat merekam/menjawab setiap pesan (berita) yang masuk.   Awalnya, mesin penjawab telepon menggunakan tape (versi kaset audio yang lebih kecil). Sekarang, sebagian besar sistem menggunakan RAM untuk menyimpan pesan dan teks prarekam. Banyak sistem yang memungkinkan mendengarkan pesan yang ditinggalkan dengan bersuara di mesin penjawab. Mesin penjawab juga memiliki sistem penghemat harga: jika tiada pesan, bunyi telepon akan lebih sedikit.

Jenis Hubungan Telepon
Hubungan telepon, ditinjau dari segi jarah jangkauannya dapat dikelompokkan menjadi 3 (tiga) :

1. Hubungan antar bagian (intern), yaitu hubungan langsung antara bagian satu dengan yang lain dalam satu kantor.
2. Hubungan lokal (setempat), yaitu hubungan yang dilakukan komunikator dengan komunikan pada satu lingkup daerah tertentu, yakni dalam satu kota. Pada hubungan ini tidak perlu menggunakan atau memutar kode area tempat yang dituju.
3. Hubungan interlokal, yaitu hubungan telepon antara dua orang secara langsung dengan jarak jauh, antar kota atau antar propinsi, namun tetap dalam satu negara. Untuk melakukan hubungan ini terlebih dulu penelpon harus memutar nomor kode wilayah tempat yang dituju. Misalnya, jika dari Pontianak ingin mengadakan telepon ke Surabaya, maka harus menekan atau memutar lebih dulu nomor 031, yaitu kode wilayah Surabaya. Setelah itu, baru diikuti nomor telepon yang dituju.
4. Hubungan internasional (overseas call), yaitu hubungan telepon langsung berjarak jauh dari seseorang atau organisasi di suatu negara dengan orang lain atau organisasi negara yang lain. Permintaan hubungan telepon internasional dapat dilakukan dengan menekan atau memutar terlebih dahulu nomor 001 atau 008. Setelah itu, menekan atau memutar kode Negara, kode wilayah, baru kemudian nomor telepon yang dituju. Dalam melakukan hubungan internasional, sekretaris harus memperhatikan perbedaan waktu antar Negara, agar tidak menyalahi etiket bertelepon. Untuk melakukan hubungan di atas, penelepon bergantung pada jenis pesawat telepon. Sekarang di Indonesia telah menerapkan sistem SLJJ (sambungan langsung jarak jauh) untuk hubungan interlokal dan sistem SLI (sambungan langsung internasional) untuk hubungan internasional.

Ditinjau dari cara kerjanya, hubungan telepon dapat dibagi menjadi tiga kelompok sebagai berikut :

1. Hubungan Melalui Operator. Hubungan telepon jika dilakukan melalui operator, penelepon menekan nomor operator sentral untuk meminta hubungan perorangan. Berikan nama dan nomor telepon yang ingin dihubungi dan sebutkan juga nomor telepon pesawat sendiri. Apabila sudah berhasil menghubungi nomor yang diinginkan, operator sentral akan meminta hubungan dengan orang yang dikehendaki dan menunggu sampai orang yang dituju siap untuk berbicara.
2. Hubungan Langsung. Hubungan langsung jarak jauh dilakukan dengan cara penelepon berhubungan langsung tanpa melalui operator. Dengan menekan kode atau nomor sambungan langsung jarak jauh, penelepon dapat langsung berbicara.
3. Hubungan Langsung dengan SMS. Hubungan langsung dengan SMS (short mesage service) dapat dilakukan sampai melintasi batas negara dengan menggunakan layanan pesan pendek. Komunikasi melalui SMS dapat dilakukan secara tertulis atau melalui suara (voice).

Peletakan Pesawat Telepon
Ditinjau dari peletakannya, ada macam-macam telepon yang digunakan pada suatu organisasi, yakni :

1. Telepon meja (tablephone), yaitu telepon yang diletakkan dan ditempatkan di atas meja.
2. Telepon dinding (wallphone), yaitu telepon yang diletakkan dan ditempatkan pada dinding.
3. Telepon mobil, kapal, atau pesawat, yakni telepon yang diletakkan pada mobil, kapal atau pesawat.
4. Telepon mobil atau telepon genggam (Handphone), yakni telepon yang bisa dibawa kemana-mana oleh pemiliknya. Telepon ini belakangan ini mengalami kemajuan yang pesat, yang slogannya tidak ada orang tanpa memiliki-menggunakan HP-ini. Selain, HP ini dapat digunakan seperti hubungan telepon yang lazim (lokal, interlokal, dan internasional), HP ini memiliki fasilitas dapat digunakan SMS (sort message services).

Sumber:

http://hasmultafit.blogspot.com/2016/06/pralatan-mesin-komunikasi-kantor.html