Materi 1: Dasar-Dasar Komunikasi Kantor

DASAR – DASAR KOMUNIKASI KANTOR

1.     Pengertian Komunikasi

a.       Pengertian Komunikasi

Pengertian komunikasi berdasarkan beberapa sumber sebagai berikut :

1.   Menurut Kamus

Menurut kamus umum bahasa Indonesia komunikasi berarti hubungan

2.   Menurut Ensiklopedia

Menurut ensiklopedia pengertian komunikasi adalah penyelenggara tata hubungan kegiatan menyampaikan warta dari satu pihak kepada pihak lain.

3.   Menurut Astrid Susanto

Astrid Susanto dalam bukunya yang berjudul “Komunikasi dalam teori dan praktek” menyebutkan bahwa komunikasi adalah proses pengoperan lambang-lambang yang mengandung arti, lambang adalah sesuatu hal yang mengandung arti tertentu.

4.   Pengertian Komunikasi Antar Manusia

Komunikasi antar manusia adalah penyampaian suatu pesan dari seseorang yang ditujukan kepada orang lain baik secara langsung atau menggunakan media.

Dari beberapa pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa :

1.       Dalam komunikasi terjadi penyampaian pesan.

2.      Penyampaian tersebut merupakan suatu proses.

3.      Penyampaian tersebut menggunakan lambang dan media.

Dengan kesimpulan tersebut di atas dapat dirumuskan bahwa ”komunikasi adalah proses penyampaian pesan dari komunikator kepada komunikan melalui suatu saluran/media untuk mencapai tujuan/hasil”.

b.      Komponen Komunikasi

Menurut kamus umum bahasa Indonesia karangan Poerwadarminta, komponen adalah bagian yang berperan dalam proses komunikasi.

Dalam proses komunikasi pihak ada 5 komponen yaitu :

1. Komunikator

Komunikator adalah pihak yang menyampaikan pesan pada pelaksanaannya dapat dilakukan oleh perseorangan atau kelompok.

2. Pesan

Pesan adalah rangsang yang dipancarkan dari komunikator kepada komunikan. Pesan dapat berupa kata-kata (verbal) misalnya : pujian, caci-maki, berita. Pesan juga dapat berupa bukan kata-kata (non verbal) misalnya : body language (bahasa isyarat), suara, warna, dan sebagainya.

3. Komunikan

Komunikan adalah pihak yang menerima pesan.

4. Saluran/Media

Yaitu alat yang menghubungkan komunikator dengan komunikan. Misalnya : TV, Radio, Telepon, Surat, Koran, Majalah, dan sebagainya.

5. Tujuan/Hasil

Yaitu adanya perubahan tingkah laku pada komunikan. Tingkah laku tersebut dapat berupa pengetahuan, sikap dan perbuatan.

2.     Proses Komunikasi

Pihak Komunikator 
Proses komunikasi diawali dari pihak komunikator. Komunikator memilih ide/gagasan yang kemudian dirumuskan dengan hati-hati dan dengan bahasa yang mudah dimengerti. Ide/gagasan yang telah dirumuskan tersebut dinamakan pesan/berita. Setelah pesan sudah siap komunikator memilih media yang sesuai dengan pesan tersebut sehingga komunikasi bias efektif. Langkah selanjutnya komunikator menjalankan tugasnya yaitu menyampaikan pesan kepada komunikan.

 

Pihak Komunikan 
Setelah proses penyampaian pesan dari komunikator, maka dilanjutkan dengan proses penerimaan pesan oleh dari komunikan, prosesnya komunikan menerima pesan/berita dari komunikator dengan jelas, tegap, dan hati-hati, sehingga seluruh pesan dapat diterima dengan lengkap dan komunikan wajib memberikan balikan/respon kepada komunikator. 

Respon/Tanggapan 
Respon adalah umpan balik/tanggapan dari komunikan kepada komunikator. Ada beberapa jenis umpan balik yaitu :

1.      Umpan Balik/tanggapan kosong (zero feed back)

Yaitu umpan balik/tanggapan yang diberikan oleh komunikan kepada komunikator, tetapi isi dari umpan balik/tanggapan tersebut tidak dapat dimengerti olek komunikator. Umpan balik/tanggapan semacam ini dapat terjadi karena ada penggunaan istilah bahasa yang tidak sepaham.

2.     Umpan Balik/tanggapan positif (positive feed back)

Yaitu umpan balik/tanggapan yang diberikan oleh komunikan kepada komunikator dan isi baliknya/tanggapan dapat dimengerti oleh komunikator.

3.      Umpan Balik/tanggapn negatif (negative feed back)

Yaitu umpan balik/tanggapan yang diberikan olek komunikan kepada komunikator, tetapi isi dari balikan/tanggapan tersebut sifatnya merugikan/memojokkan komunikator.

4.     Umpan Balik/tanggapan netral

Yaitu umpan balik/tanggapan yang diberikan oleh komunikan kepada komunikator dan isi dari balikan/tanggapan tersebut sifatnya netral dalam arti tidak mendukung juga tidak menentang.

Pada prinsipnya berhasil atau gagalnya suatu komunikasi ditentukan oleh faktor-faktor sebagai berikut :

a.   Faktor pendukung keberhasilan komunikasi

1.     Kepandaian komunikator dan komunikan

2.     Sikap yang baik dari komunikator dan komunikan

3.     Keadaan lahiriah/fisik yang baik dari komunikator dan komunikan

4.     Kesamaan system social (ekonomi-budaya) dari komunikator dan komunikan.

b.   Faktor penghambat komunikasi

1.     Komunikator dan komunikan tidak memiliki pengetahuan yang luas.

2.     Bahasa yang dipergunakan kurang jelas.

3.     Adanya prasangka yang tidak beralasan.

4.     Adanya panca indera yang rusak.

5.     Adanya alat komunikasi yang rusak.

6.     Sikap yang kurang bijaksana.

7.     Komunikasi satu arah (tidak ada tanggapan).

3.    Media Komunikasi

a.    Pengertian Media Komunikasi

Media komunikasi terdiri dari dua kata yang setiap kata mempunyai arti sendiri-sendiri.Media berarti alat Bantu untuk mencapai tujuan. Sedangkan komunikasi berarti suatu kegiatan untuk menyampaikan pesan atau berita. Bila kedua kata tersebut kita rangkaikan maka secara umum media komunikasi dapat diartikan sebagai “suatu alat yang dipergunakan untuk mempermudah dalam penyampaian informasi atau ide-ide dari seseorang kepada orang lain agar maksud dan tujuan dapat tercapai dengan baik

b.    Fungsi Media Komunikasi

Secara umum untuk media komunikasi mempunyai fungsi sebagai berikut :

1.      Untuk memperjelas informasi yang disampaikan.

2.      Untuk mempermudah penyampaian informasi.

3.      Untuk mempersingkat waktu untuk menyampaikan suatu informasi.

4.      Untuk membangkitkan daya tarik bagi konsumen.

c.     Jenis-Jenis Media Komunikasi

Menurut jenisnya media komunikasi dapat dikelompokkan sebagai berikut :

1.      Media Audio/pendengaran, merupakan meadia komunikasi yang dapat didengar misalnya : Radio, Tape Recorder, Telepon.

Keuntungan menggunakan media audio :

a.   Harganya relatif murah.

b.   Mudah dibuat dan digunakan.

c.   Dapat membangkitkan fantasi pendengaran.

Kelemahannya :

a.   Apabila anda salah/kesalahan harus membuat naskah baru.

b.   Tidak dapat untuk memperkenalkan hal yang sifatnya ketrampilan.

2.      Media Visual/gambar,yaitu media yang dapat dilihat dengan mata.

Misalnya : Surat, Transparansi, Gambar dan lain-lain.

Keuntungannya :

a.        Informasi yang disampaikan jelas.

b.        Pembuatan dan penggunaanya mudah.

c.         Biaya pembuatan murah.

Kelemahannya :

a.        Dapat menimbulkan rasa bosan.

b.        Diperlukan waktu yang cukup lama untuk memahami gambar.

3.      Media Audio Visual

Yaitu suatu media yang dapat dilihat dan didengar.

Misalnya : Televisi, Film bersuara, Pertemuan, Wawancara dan sebagainya.

Keuntungannya :

a.        Informasi yang diterima sesuai dengan kenyataan.

b.        Mudah cara penyampaiannya.

Kelemahannya :

a.        Memerlukan biaya yang mahal. 

b.        Memerlukan persiapan yang lama.

4. Jenis Dan Prinsip-Prinsip Komunikasi

Jenis komunikasi terdiri dari:

1.  Komunikasi verbal dengan kata-kata

Komunikasi Verbal mencakup aspek-aspek berupa ;

a.       Vocabulary (perbendaharaan kata-kata). Komunikasi tidak akan efektif bila pesan disampaikan dengan kata-kata yang tidak dimengerti, karena itu olah kata menjadi penting dalam berkomunikasi.

b.      Racing (kecepatan). Komunikasi akan lebih efektif dan sukses bila kecepatan bicara dapat diatur dengan baik, tidak terlalu cepat atau terlalu lambat.

c.       Intonasi suara: akan mempengaruhi arti pesan secara dramatik sehingga pesan akan menjadi lain artinya bila diucapkan dengan intonasi suara yang berbeda. Intonasi suara yang tidak proposional merupakan hambatan dalam berkomunikasi.

d.      Humor: dapat meningkatkan kehidupan yang bahagia. Dugan (1989), memberikan catatan bahwa dengan tertawa dapat membantu menghilangkan stress dan nyeri. Tertawa mempunyai hubungan fisik dan psikis dan harus diingat bahwa humor adalah merupakan satu-satunya selingan dalam berkomunikasi.

e.       Singkat dan jelas. Komunikasi akan efektif bila disampaikan secara singkat dan jelas, langsung pada pokok permasalahannya sehingga lebih mudah dimengerti.

f.        Timing (waktu yang tepat) adalah hal kritis yang perlu diperhatikan karena berkomunikasi akan berarti bila seseorang bersedia untuk berkomunikasi, artinya dapat menyediakan waktu untuk mendengar atau memperhatikan apa yang disampaikan.

2  .    Komunikasi non verbal disebut dengan bahasa tubuh

Komunikasi non verbal adalah penyampaian pesan tanpa kata-kata dan komunikasi non verbal memberikan arti pada komunikasi verbal.

Yang termasuk komunikasi non verbal :

a. Ekspresi wajah , Wajah merupakan sumber yang kaya dengan komunikasi, karena ekspresi wajah cerminan suasana emosi seseorang.

b. Kontak mata, merupakan sinyal alamiah untuk berkomunikasi. Dengan mengadakan kontak mata selama berinterakasi atau tanya jawab berarti orang tersebut terlibat dan menghargai lawan bicaranya dengan kemauan untuk memperhatikan bukan sekedar mendengarkan. Melalui kontak mata juga memberikan kesempatan pada orang lain untuk mengobservasi yang lainnya

c. Sentuhan adalah bentuk komunikasi personal mengingat sentuhan lebih bersifat spontan dari pada komunikasi verbal. Beberapa pesan seperti perhatian yang sungguh-sungguh, dukungan emosional, kasih sayang atau simpati dapat dilakukan melalui sentuhan.

d. Postur tubuh dan gaya berjalan. Cara seseorang berjalan, duduk, berdiri dan bergerak memperlihatkan ekspresi dirinya. Postur tubuh dan gaya berjalan merefleksikan emosi, konsep diri, dan tingkat kesehatannya.

e. Sound (Suara). Rintihan, menarik nafas panjang, tangisan juga salah satu ungkapan perasaan dan pikiran seseorang yang dapat dijadikan komunikasi. Bila dikombinasikan dengan semua bentuk komunikasi non verbal lainnya sampai desis atau suara dapat menjadi pesan yang sangat jelas.

f. Gerak isyarat, adalah yang dapat mempertegas pembicaraan . Menggunakan isyarat sebagai bagian total dari komunikasi seperti mengetuk-ngetukan kaki atau mengerakkan tangan selama berbicara menunjukkan seseorang dalam keadaan stress bingung atau sebagai upaya untuk menghilangkan stress